企业工单管理系统在各个行业的企业应用中已经越发的普遍了，是什么原因造成企业需要工单管理系统的呢？为什么用传统的电子邮件，电话和单一的即时通讯系统不行呢？为什么excel表格也无法解决企业的数据或是项目管理呢？今天我们会来看看企业需要工单系统的三大理由。


工单


企业为什么需要工单系统？


１、解决电子邮件的弊端问题


电子邮件是互联网出现后的企业常用沟通方式，因为沟通内容有记录，内外部联系便利，所以一时之间非常畅用，但是随着企业服务内容和质量的增加提升，电子邮件的弊端逐渐显示，它很容易被遗忘，难以寻找到需要的邮件内容，并且无法支撑多部门协同。


如果电子邮件不是共享的，客户通过企业联系客户可能会随机分配联系人员，并且因为无法访问之前的邮件处理内容，会造成客户问题处理断档，体验感极差。当客户第二次与企业联系时，他们可能会分配到不同的代理人，由于无法直接访问之前的邮件，问题处理不具有连续性，用户体验差。在涉及多部门协同的情况下，电子邮件难以实现共享和有序的流转。


当企业利用工单系统后，所以的内容可以按照分类进行查找，且企业内部联系不仅便利，而且还有记录；企业事务的处理线条也会变的清晰透明，客户能随时查看问题的处理进度，并和对应处理人员保持沟通。


２、解决分配效率低下的问题


在传统的企业做法里面，曾经为了接待并收集客户的问题，都派有专人进行处理海量的客户问题，然后通过表格的形式进行录入和保存，然后对处理情况进行跟进。在现在提倡服务效率的时代，这种处理方式非常耗费时间，效率低下，客户等不起，企业也就耗不起。并且，非系统化的分配方式很难找到共通点从而将问题模式化，导致问题被重复解决，耗费时间和人力成本。


利用工单系统后，不同渠道的客户可以统一的汇集在一个平台进行管理，其分配方式可以采用自动分配，或是人工手动分配，既有了人性化的处理，也提升了客户问题工单的分配效率。


３、解决事件的跟进问题


项目进展和问题处理结果对于项目把控来说非常重要，不仅是项目，就是一般的客户问题，对于客户而言也是非常重要的。对于项目而言，不停的向各方确认进度，然后安排后续工作都是很费时的，特别是当某些突发问题产生让某一方的进度延迟，就更是伤脑筋。此外，对于问题处理的时长、效果等数据都需要单独统计分析，而且二次统计的过程可能会存在数据出现偏差的问题。


利用工单系统，可以根据项目建立不同类别，所有的相关工单统一在分类中进行管理和沟通，各方实时确定，出现问题及时联系，都可以更好的解决项目进展和跟进的问题。