好多公司都面对一些难题，比如工单重复、工单不见了、工单进度无法及时跟进、工单分配不均、工单处理时间长之类的。这个时候就得有个工单系统出来帮忙了。工单系统是个网络软件系统，主要是为了记录、处理和追踪工作的完成情况，包括公司内部事务管理和外部客户服务管理。


创建工单.jpg


工单系统的功能：


1、工单创建与分配：工单系统允许用户创建工单，并将其分配给相应的服务人员或部门进行处理1。这包括工单渠道配置和工单建单信息的配置。


2、工单状态跟踪：能够实时监控工单的状态，确保工单的处理进度和状态信息的透明度。


3、优先级和截止日期设置：工单系统可以设置工单的优先级和截止日期，以确保工单处理的效率和质量。


4、自动分配与转派：系统支持自动将工单分配给合适的服务人员或部门，以及根据预设的规则进行转派。


5、实时协作与内部沟通：工单系统提供实时的协作工具，促进企业内部的沟通和协作，提高工作效率。


6、工单统计与报表：提供详细的工单统计数据和报表，帮助企业分析工单处理情况，优化管理流程。


7、工单历史记录和审计：能够记录和审计工单的历史信息，便于未来查询和审计。


8、工单提醒和通知：通过提醒和通知功能，确保相关人员及时了解工单的进展情况。


9、权限管理与访问控制：系统支持对不同角色和部门的权限进行管理，确保工单的安全处理和访问。


10、多渠道支持接入：工单系统可以支持多种沟通渠道，如电子邮件、电话、在线聊天等，以加宽客户的沟通渠道。


工单系统的特点：


1、企业资产管理：工单系统便于企业管理客服资产，为客户提供个性化服务，通过统一的客服资产管理绑定资产信息与客户信息，帮助客服人员查找历史维修记录，快速锁定问题，便于对客户提供高效服务。


2、降低企业成本：通过实时掌握仓储流向，降低企业的仓储成本，有效管理仓库，精确跟踪备品备件出入库、领取与归还，使备件达到供需平衡，更好维持备件使用以及库存的稳定。


3、信息快速查询：工单管理系统实施后，企业能够按照工单标题、工单发起人、工单受理人、工单创建时间等多维度的搜索条件查询工单，支持数据导出服务，以达到信息价值最大化利用。


4、分配方式多样化：企业运用工单管理系统可实现分配自动化，节约了企业的人力成本。


5、灵活性和可定制性：工单系统有灵活性和可定制性的特点，可以根据企业的需求进行定制和调整。


6、集中管理和协同工作：工单系统可以实现集中管理和协同工作，提高跨部门沟通的效率，客户与工作人员都能跟踪问题处理过程。


如何选择工单系统？


选工单系统的时候，首先要明确一下公司的业务需求和目标，这是选系统的基础。紧接着要比较一下系统的功能和灵活性，得保证选的系统能满足公司现在和将来的业务需求。


工单系统的易用性和用户体验也很重要，好的用户体验能提高员工的满意度和工作效率。还有，安全和数据保护问题绝对不能掉以轻心，公司要选那些能提供高数据安全性和良好隐私保护措施的系统。 


总结：


工单系统通过上述功能帮助企业高效管理工单，提高客户满意度，同时也有助于企业优化内部管理流程，降低成本，提高效率。


合力微工单是连接客户、企业、工程师的现场服务管理平台，主要应用于电话客服工单、售后维修派单等场景，功能有多渠道接入、工单管理、资产维保、库存管理、服务监控等，帮助企业规范现场化服务流程。